Solventum™ Easy Hub: Digitales Nachweismanagement für Leistungsgruppen und Strukturmerkmale

Krankenhäuser stehen derzeit vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Nachweisen für Leistungsgruppen und Strukturmerkmale nicht nur vorzuhalten, sondern auch fortlaufend aktuell, nachvollziehbar und prüffest zu dokumentieren. Auf dem DRG-Forum 2026 in Berlin habe ich mit Sören Schiffers diese Probleme, aber auch die von Solventum™ angebotene Lösung diskutiert.

Ist das Problem aus Ihrer Sicht eher die Beschaffung der Dokumente, deren laufende Aktualisierung oder vor allem die strukturierte Zusammenführung im Prüfungsfall?

Aus unserer Erfahrung mit unseren Kunden stellen alle drei Bereiche große Herausforderungen dar. Gerade dadurch, dass neben dem Medizin-Controlling auch andere Abteilungen wie unter anderem die Medizintechnik, das Gebäudemanagement sowie die Personalabteilung eingebunden sind, stellen sich folgende Fragen:

• Wer verwaltet aktuell das benötigte Dokument?
• Wie ist sichergestellt, dass die Gültigkeit der Dokumente gewährleistet ist? Wie kann dies im Blick behalten werden?
• Wie stellen wir sicher, dass bei Änderungen der Dokumente die Zuordnung zu den Anforderungen bei den Strukturmerkmalen gewährleistet bleibt?

Wenn man auf Leistungsgruppen und Strukturmerkmale blickt, geht es ja gerade nicht um ein einzelnes Dokument, sondern um eine Vielzahl unterschiedlicher Nachweise. Welche Arten von Unterlagen bereiten in der Praxis erfahrungsgemäß den größten Verwaltungsaufwand und wo sehen Sie die besondere Herausforderung bei Nachweisen, die nicht statisch sind, sondern fortlaufend gepflegt werden müssen, etwa bei personellen Qualifikationen, Fortbildungsständen, Gerätevorhaltungen oder Kooperationsnachweisen?

Die größte Herausforderung ist sicherlich, dass die Verantwortlichen sich überlegen müssen, wie sie im Blick behalten, wann welches Dokument verfristet. Um rechtzeitig vor Fristende eine Aktualisierung anzustoßen, bedarf es eines „Frühwarnsystems“.

Ein Beispiel: Dr. A ist in der Leistungsgruppe LG XY als Vollzeitkraft benannt und tritt zum 01.07. aus dem Unternehmen aus. Wie stelle ich sicher, dass diese Information rechtzeitig beim Strukturprüfungsbeauftragten ankommt, damit dieser die Dokumentation anpassen kann? Die aktuelle Situation würde dazu führen, dass diese Information erst bei der nächsten Prüfung auffällt. Dann ist es aber bereits zu spät, vor allem, wenn keine rechtzeitige Nachbesetzung stattgefunden hat. Dabei sollte man nicht vergessen, dass der MD auch unterjährig und anlasslos eine Prüfung auf Erfüllung der Strukturmerkmale durchführen darf.

Ist aus Ihrer Sicht das eigentliche Problem weniger das Vorhandensein eines Dokuments als vielmehr die Frage, ob es im entscheidenden Moment in der richtigen Fassung, am richtigen Ort und gegenüber der richtigen Anforderung verfügbar ist?

Die meisten Krankenhäuser befinden sich aktuell im Beantragungsprozess für die Leistungsgruppen und haben durch die STROPS-Prüfungen sowie die Prüfungen nach G-BA-Richtlinien sicherlich bereits einige Dokumente vorliegen.

Da die LOPS-Richtlinie den lückenlosen Nachweis der Anforderungen je Leistungsgruppe zu jeder Zeit verlangt, wird die größte Herausforderung sicherlich darin bestehen, im entscheidenden Moment das aktuelle Dokument am richtigen Ort und gegenüber der richtigen Anforderung verfügbar zu haben.

Wie groß ist die Gefahr, dass Krankenhäuser an dieser Stelle nicht an fehlender Leistung, sondern an organisatorischen Brüchen scheitern?

Wir sehen, dass durch das KHAG und die Einführung der Leistungsgruppen Berufsfelder in den Bereich der Erlössicherung eines Krankenhauses involviert werden, die bisher nur am Rande Berührungspunkte damit hatten. Nehmen wir als Beispiel die Personalverwaltung. War sie bisher eher für die Verwaltung von Personal und Gehältern verantwortlich, wird sie zukünftig deutlich stärker eingebunden sein, um die Leistungsgruppenfähigkeit mit Blick auf verfügbares sowie benötigtes Personal, Qualifikationen etc. mit zu steuern. Das Gleiche gilt sicherlich auch für die Personalplanung im Dienstplan oder die Verfügbarkeit von Medizingeräten. Hierfür zu sensibilisieren, wird wichtig sein, um nicht an organisatorischen Brüchen zu scheitern.

Im juristischen und operativen Alltag zeigt sich ja häufig, dass formale oder organisatorische Defizite erhebliche Folgen haben können. Welche Risiken entstehen, wenn Nachweise nicht vollständig, nicht aktuell oder nicht rechtzeitig greifbar sind?

Wir haben uns einmal angeschaut, wie hoch das DRG-Erlösrisiko bei Grund- und Regelversorgern, Schwerpunktversorgern sowie Maximalversorgern ist, wenn wir uns die Top-10-Leistungsgruppen anschauen. Bereits allein in diesem Bereich liegt das Verlustrisiko zwischen 57 und 81 Prozent.

Kann man sagen, dass die zunehmende Komplexität der regulatorischen Anforderungen das Risiko von „menschlichen Fehlern“ deutlich erhöht?

Sie führt auf jeden Fall zu einer noch stärkeren Arbeitsverdichtung, die menschliche Fehler deutlich begünstigt.

Welche Rolle spielen Fristen, Ablauffristen von Dokumenten, personelle Wechsel oder Zuständigkeitslücken bei diesem Problem?

Am Beispiel des medizinischen Personals lässt sich die Tragweite sehr gut darstellen. In unserer Analyse eines Schwerpunktversorgers haben wir gesehen, dass dort im medizinischen Bereich ca. 1.500 Mitarbeiter tätig sind. Pro Mitarbeiter müssen neben dem Arbeitsvertrag auch die Ernennungsurkunde sowie Zusatzqualifikationen je Leistungsgruppe nachgewiesen werden. Das heißt, wir reden hier von mindestens 4.500 Dokumenten, die mit ihren Fristen, Personalwechseln etc. von den Verantwortlichen im Blick behalten werden müssen.

Erleben Sie in Gesprächen mit Krankenhäusern häufiger, dass die Verantwortlichen die Anforderungen fachlich durchaus verstehen, aber an der operativen Steuerung der Dokumentation an Grenzen geraten?

Wir sehen, dass die meisten Krankenhäuser aktuell sehr stark darauf fokussiert sind, die MD-Prüfungen zu den beantragten Leistungsgruppen erfolgreich zu bestehen. Dieser Umstand sowie die Verzögerung beim KHAG tragen aus unserer Sicht dazu bei, dass bei vielen Krankenhäusern der Fokus derzeit noch nicht auf der operativen Steuerung liegt.

Die Anforderungen betreffen häufig mehrere Bereiche gleichzeitig – Medizin, Pflege, Personalabteilung, Qualitätsmanagement, Medizintechnik, Verwaltung. Ist genau diese Zersplitterung einer der Hauptgründe dafür, dass Dokumentenmanagement hier so anspruchsvoll wird?

Die Zersplitterung und die schiere Masse an Nachweisen, die neben den Leistungsgruppen auch für OPS-Codes und G-BA-Richtlinien erbracht werden müssen, sind sicherlich die Hauptgründe.

Wie schwer ist es in der Praxis, Verantwortung für Nachweise zentral zu bündeln, wenn die Informationen aus ganz unterschiedlichen Abteilungen stammen?

Uns berichten Krankenhäuser, dass am Anfang die größte Herausforderung darin bestand, erst einmal herauszufinden, wo welche Dokumente und Nachweise zu finden sind. Ist dies gelungen, müssen die unterschiedlichen Abteilungen darüber aufgeklärt werden, warum und zu welchem Zweck es notwendig ist, Nachweise zentral zu bündeln.

Nach den Berichten unserer Kunden war hier einiges an Sensibilisierungsarbeit notwendig, um das erforderliche Verständnis zu schaffen.

Würden Sie sagen, dass viele Häuser heute noch keine durchgängige Transparenz darüber haben, welche Nachweise vorhanden sind, welche demnächst auslaufen und wo Handlungsbedarf besteht?

Viele Häuser versuchen sich aktuell in der Beantragungsphase der Leistungsgruppen mit Mitteln zu behelfen, die sie zu Beginn der Strukturprüfungen für OPS-Codes verwendet haben. Sie merken aber zunehmend, dass sie damit an ihre Grenzen stoßen, da die zu bewältigende Menge an Dokumenten deutlich zugenommen hat. Darüber, wie sie ihre Dokumente aktuell halten und Veränderungen mitbekommen, machen sich die meisten Häuser aktuell kaum Gedanken.

An welchem Punkt merken Kliniken meist, dass sie ein systematischeres Management brauchen – bereits im laufenden Betrieb oder oft erst, wenn eine Prüfung konkret bevorsteht?

Wir sehen, dass dies sehr unterschiedlich ist und vor allem davon abhängt, wie stark sich die einzelnen Kliniken schon mit der operativen Nachweisführung und dem Dokumentenmanagement nach der Zuteilung der Leistungsgruppen beschäftigt haben. Leider wird es einige geben, die dies erst merken, wenn die Prüfung bevorsteht.

Wenn man diese Probleme zusammennimmt, drängt sich die Frage auf, wie ein funktionierendes System aussehen müsste. Was muss eine gute digitale Lösung leisten, um Krankenhäuser an dieser Stelle wirklich zu entlasten?

Am wichtigsten ist sicherlich, dass eine digitale Lösung den Anwender bestmöglich in seinem Arbeitsprozess unterstützt. Mit Blick auf die Strukturprüfungen nach G-BA-Richtlinien und Leistungsgruppen geht es um Steuerung, Transparenz, Erinnerungslogik und Nachvollziehbarkeit. Alle Anforderungen müssen sich einfach mit einem einmal angelegten Nachweis verknüpfen lassen. Dadurch lassen sich Zuständigkeiten und Fristen deutlich besser steuern. Auch die Auswirkungen einer Verfristung oder der Wegfall benötigter Ressourcen werden direkt an allen damit verbundenen Stellen sichtbar.

Um es konkret zu machen: Fällt zum Beispiel eine Facharztkapazität längerfristig aus, sollte man direkt im System sehen beziehungsweise vom System eine Information erhalten, bei welchen Leistungsgruppen, STROPS-Codes und G-BA-Richtlinien dies zu einem Problem wird.

Wie setzt Solventum™ Easy Hub genau an diesen praktischen Problemen an?

Solventum™ Easy Hub setzt genau dort an, wo klassische Prozesse in der Praxis scheitern: bei der Verknüpfung von Anforderungen, Nachweisen und Verantwortung. Es bringt Struktur in eine komplexe Anforderungslage, indem es nicht nur Dokumente speichert, sondern diese eindeutig mit Leistungsgruppen, Strukturmerkmalen und konkreten Prüfanforderungen verbindet. Dadurch wird aus einer reinen Dokumentensammlung ein arbeitsfähiges, prüfungsorientiertes System.

Was unterscheidet Solventum™ Easy Hub von einer bloßen Dateiablage oder einem klassischen Ordnersystem?

Im Gegensatz zu klassischen Dateiablagen denkt Solventum™ Easy Hub nicht in Ordnern, sondern in Anforderungen und Nachweisen. Dokumente werden nicht isoliert abgelegt, sondern gezielt den jeweils relevanten Strukturmerkmalen, Leistungsgruppen oder Solventum™ Easy Hub nicht nur die Frage „Wo liegt das Dokument?“, sondern vor allem: „Welchen Nachweis erfüllt es – und ist dieser aktuell?“

Wie unterstützt die Lösung dabei, Nachweise strukturiert den jeweiligen Anforderungen von Leistungsgruppen und Strukturmerkmalen zuzuordnen?

Die Kategorisierung der Dokumente ermöglicht eine schnelle, strukturierte und anforderungsgerechte Zuordnung. Solventum™ Easy Hub basiert dabei auf einer klar definierten und systematisch aufgebauten Anforderungslogik. Sämtliche Leistungsgruppen und Strukturmerkmale sind systemseitig hinterlegt und bilden den verbindlichen Rahmen für die Nachweisführung. Nachweise werden gezielt den jeweiligen Anforderungen zugeordnet und können, sofern fachlich erforderlich, mehreren Kriterien gleichzeitig dienen. So entsteht eine transparente Verknüpfung zwischen Anforderungen und Nachweisen, die redundante Ablagen vermeidet und jederzeit nachvollziehbar macht.

Kann Solventum™ Easy Hub auch dabei helfen, auf bevorstehende Fristabläufe, Aktualisierungsbedarfe oder fehlende Unterlagen frühzeitig hinzuweisen?

Ja, genau hier liegt eine der zentralen Stärken von Solventum™ Easy Hub. Das System verwaltet Gültigkeiten, Fristen und Status von Nachweisen zentral und übersichtlich. Fehlende Dokumente, ablaufende Gültigkeiten oder notwendige Aktualisierungen werden frühzeitig sichtbar gemacht, bevor sie kritisch werden. Gleichzeitig können automatisch die jeweils zuständigen Mitarbeitenden informiert werden, sodass erforderliche Maßnahmen rechtzeitig angestoßen werden können.

Wie wichtig ist aus Ihrer Sicht gerade diese proaktive Funktion, also das rechtzeitige Sichtbarmachen von Handlungsbedarf, bevor ein Problem überhaupt in der Prüfung aufschlägt?

Diese proaktive Transparenz ist aus unserer Sicht entscheidend. Prüfungsprobleme entstehen selten durch das Nichtvorhandensein von Wissen, sondern durch fehlende Aktualität, fehlende Nachweise oder unklare Zuständigkeiten.

Wie wird in Solventum™ Easy Hub sichergestellt, dass die relevanten Informationen für verschiedene Beteiligte im Haus transparent und zugleich handhabbar bleiben?

Solventum™ Easy Hub stellt Informationen rollen- und bedarfsorientiert dar.

Unterschiedliche Beteiligte – wie beispielsweise Qualitätsmanagement, Fachbereiche oder Führungsebene – sehen jeweils genau die Inhalte, die für ihre Aufgaben relevant sind und für die sie Verantwortung tragen. Dadurch werden sie nicht durch unnötige Detailtiefe belastet und erhalten ausschließlich die Informationen, die für sie bestimmt sind.

Solventum™ Easy Hub schafft so eine gemeinsame Arbeitsplattform, auf der alle Beteiligten zusammenarbeiten können und zugleich ihre jeweiligen Zuständigkeiten klar, effizient und nachvollziehbar wahrnehmen.

Welchen konkreten Mehrwert hat ein Krankenhaus im Alltag, wenn die Nachweise zu Leistungsgruppen und Strukturmerkmalen nicht mehr dezentral, sondern systematisch gesteuert werden?

Häufig erleben wir, dass in Kliniken Einzelpersonen beziehungsweise kleine Teams mit der Aufgabe der Nachweisführung für Strukturprüfungen betraut sind. Fallen diese aus, geht für diese Zeit auch das Wissen und die operative Organisation der notwendigen Prozessschritte verloren. Ist ein System im Einsatz, das zentral die Nachweise vorhält und alle damit verbundenen Prozessschritte steuert, hat man eine Umgebung geschaffen, die Ausfallsicherheit bietet und die übergreifende Zusammenarbeit fördert. So kann jede am Prozess beteiligte Funktion direkt auf entsprechende Ereignisse, wie zum Beispiel ablaufende Fristen, reagieren.

Geht es dabei aus Ihrer Sicht vor allem um Zeitersparnis oder mindestens genauso sehr um Risikoreduktion und strategische Sicherheit?

Digitale Lösungen tragen sicher zur Zeitersparnis bei. Aus unserer Sicht ist es aber deutlich wichtiger, durch den Einsatz geeigneter Systeme im Rahmen der Strukturprüfungen das oben erwähnte Risiko zu reduzieren und durch Transparenz über alle Bereiche und Funktionen hinweg die strategische Sicherheit zu stärken.

Kann eine strukturierte Lösung auch dazu beitragen, interne Abstimmungsprozesse zwischen Fachabteilungen, Management und Qualitätssicherung zu verbessern?

Auf jeden Fall. Wenn eine Klinik eine Lösung im Einsatz hat, die dabei unterstützt aufzuzeigen, wo es Änderungen in den Anforderungen gibt, die hilft, Verantwortlichkeiten zu definieren und Fristen festzulegen, und die es jedem Nutzer erlaubt, an den für ihn freigegebenen Stellen im Prozess zu unterstützen, lässt sich sicherlich einiges an Friktion reduzieren, die man aus manuellen Prozessen kennt.

Wo sehen Sie den größten Unterschied zwischen einem Haus, das Nachweise eher reaktiv zusammenträgt, und einem Haus, das diese Informationen laufend digital steuert?

Wir sehen, dass bei Häusern, die eher reaktiv handeln, das ohnehin schon vorhandene Stresslevel weiter steigen wird. Dadurch können Fehler entstehen, die in sicherlich kurzfristig anberaumten MD-Prüfungen zu einem erhöhten Verlustrisiko führen. Ein Haus, das die Informationen laufend digital steuert, wird aus unserer Sicht in Zukunft einen deutlichen Wettbewerbsvorteil haben, da es besser in der Lage sein wird, Veränderungen proaktiv zu gestalten.

Blick nach vorn

Die Anforderungen an Krankenhäuser werden eher komplexer als einfacher. Rechnen Sie damit, dass professionelles Nachweis- und Dokumentenmanagement künftig von einer organisatorischen Kür zu einer echten Notwendigkeit wird?

Der Ansatz des KHVVG und nun des KHAG zeigt aus unserem Verständnis heraus klar den Willen des Gesetzgebers, durch Strukturanforderungen die medizinische Versorgung zu verbessern. Wer dies nicht jederzeit lückenlos nachweisen kann, ist im Nachteil. Um auf Ihre Frage zurückzukommen: Nachweis- und Dokumentenmanagement ist eine echte Notwendigkeit.

Wird die Fähigkeit, Strukturmerkmale und Leistungsgruppen belastbar nachweisen zu können, aus Ihrer Sicht zu einem strategischen Wettbewerbsfaktor für Kliniken?

Der Leistungsgruppenausschuss hat vom BMG den Auftrag erhalten, Empfehlungen für die Weiterentwicklung der Leistungsgruppen zu erarbeiten und entsprechend nachzubessern. Ein Haus, das die Informationen laufend digital steuert, wird aus unserer Sicht in Zukunft einen deutlichen Wettbewerbsvorteil haben, da es besser in der Lage sein wird, Anforderungen schnell und belastbar nachzuweisen sowie Veränderungen proaktiv zu gestalten.

Was würden Sie Häusern raten, die das Problem erkannt haben, aber noch am Anfang stehen? Worauf kommt es bei den ersten Schritten besonders an?

Aus unserer Erfahrung und durch Gespräche mit unseren Kunden wissen wir, dass es ohne digitale Lösungen nicht gehen wird. Das sollte einem bei den ersten Schritten bewusst sein. Zudem sollte man sich klar machen, was man will: eine reine Checkliste, ein einfaches Dokumentenmanagement-System oder eine Lösung, die ganzheitlich im Prozess unterstützt und darauf ausgerichtet ist, Risiken zu erkennen und aufzuzeigen, damit diese gelöst werden können.

Anmerkung: Weder KAPmed noch die KAP Rechtsanwaltsgesellschaft mbH & Co. KG haben für diesen Beitrag eine Vergütung erhalten.